Летний кадровый резерв и управление персоналом: эффективные стратегии
Летний сезон — отличное время для формирования и активизации кадрового резерва, а также для оптимизации процессов управления персоналом. В этот период компании могут использовать особенности сезона для повышения мотивации сотрудников, проведения обучения и планирования кадровых ресурсов на будущее.
Своим опытом поделились HR-специалисты, отмечая важность своевременного планирования, развития корпоративной культуры и внедрения программ мотивации. Также актуальны мероприятия по развитию внутренних резервов, обучение новых специалистов и использование проекта "летнего кадрового резерва" для быстрого комплектования команд в осенне-зимний период.
Своим опытом поделились:
Анаида Айрапетова, региональный директор по персоналу в России и СНГ Radisson Hotel Group.
Ума Аюбова, директор по развитию направления HR-Tech сервиса WinWork.
Серафима Чумаченко, руководитель отдела подбора персонала компании ECOOKNA GROUP.
Михаил Ипатов, директор по развитию ГК «Спецобъединение».
Екатерина Агаева, генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru.
Эффективное управление персоналом в летний сезон позволяет не только повысить лояльность сотрудников, но и подготовить компанию к новым вызовам, повысить производительность и обеспечить стабильность работы.
Обзор экспертов
Анаида Айрапетова, региональный директор по персоналу в России и СНГ Radisson Hotel Group:
Летний сезон для отельной индустрии всегда связан с колебаниями спроса: где-то загрузка растёт в разы, а где-то, напротив, наблюдается снижение из-за сезонности. Для Radisson Hotel Group этот период – не испытание, а часть системного планирования, основанного на глубокой аналитике и гибких кадровых решениях.
Уже несколько лет в нашей компании функционирует специализированный Клуб по Управлению Доходами. Его менеджеры поддерживают постоянное дистанционное взаимодействие с руководством каждого отеля. Так мы можем своевременно прогнозировать спрос и уровень загрузки. Этот прогноз ведется детально, отдельно по каждому сегменту бизнеса и обновляется на постоянной основе на весь календарный год вперед. Такая практика позволяет генеральным менеджерам получать актуальную информацию и оперативно вносить коррективы в расписание сотрудников, оптимизируя таким образом расходную часть и улучшая общие показатели прибыли предприятия.
Все это дает возможность заранее видеть пиковые даты, подготавливать команды и принимать решения о кадровом усилении. В итоге мы не только избегаем перебоев в работе, но и рационально распределяем ресурсы между штатными сотрудниками и привлеченными специалистами.
В большинстве наших российских отелей летом наблюдается рост туристического потока. Это требует оперативного увеличения персонала в сервисных службах – хаускипинг, ресторанное направление, фронт-офис. Мы используем комбинированный подход. Основу команды всегда составляют наши штатные сотрудники, которые прошли подготовку в отеле, обучение в рамках Radisson Academy и разделяют философию гостеприимства Yes I Can! Однако в случае повышенной загрузки безболезненно подключаем проверенных партнеров по аутсорсингу. Они так же проходят все внутренние тренинги, что позволяет сохранить высокое качество сервиса без перегрузки основной команды.
Но именно этим летом в локациях, где традиционно наблюдается высокая сезонность, мы привлекали меньше сезонного персонала, чем в предыдущие годы. Во многом благодаря внутренней программе 360Host: сотрудники временно могут работать в разных департаментах отеля – на рецепции, в ресторане, хаускипинг и др. Да и в целом количества своих сотрудников оказалось достаточно.
Важно, что для сотрудников лето – не только период интенсивной работы. Это также период отпусков. Мы выстраиваем графики так, чтобы даже в пик сезона команда чувствовала поддержку и имела возможность для восстановления. Это напрямую влияет на вовлеченность: сотрудники видят, что компания заботится о балансе между работой и личным временем.
Ума Аюбова, директор по развитию направления HR-Tech сервиса WinWork:
Каждое лето, с наступлением периода отпусков, многие компании сталкиваются с важным бизнес-запросом: как сохранить непрерывность рабочих процессов и удержать эффективность на прежнем уровне? Вот что об этом говорит наш опыт.
Высококвалифицированных сотрудников рекомендуем взращивать собственными силами через программы внутреннего обучения и наставничества, обеспечивая тем самым кадровый резерв для взаимозаменяемости.
С синими воротничками легче, ведь есть уже готовое решение, которым можно воспользоваться. Я говорю о привлечении на подработку внештатного персонала. У такого формата занятости есть очевидные плюсы: не надо растить штат, тратиться на налоги и взносы, оплачивать больничные и отпуска.
Руководители часто обращаются к этому решению, когда нужно закрыть временные потребности в рабочей силе на короткий срок.
Мы видим, что такой формат сотрудничества набирает обороты. Особенно после введения самозанятости в 2019 году. Сегодня самозанятые — ценный рабочий актив. Больше всего они востребованы в ритейле и сезонных отраслях (туризм, сфера гостеприимства и пр.).
Чтобы не быть голословной, приведу кейс нашего клиента — федеральной сети продуктовых магазинов. Традиционно с начала лета мы наблюдаем резкое увеличение числа задач. Например, в августе перед ритейлером стояла непростая задача — закрыть 2300 смен за неделю. Тогда как в марте за такой же период требовалось закрыть всего 1500 смен. То есть потребность во внештатном персонале выросла в 1,5 раза.
Еще одна летняя тенденция, которую мы отметили, анализируя эффективность кейсов наших клиентов — «омоложение» персонала, в том числе внештатного. Студенты и школьники на каникулах — кадровый резерв, который активно использует бизнес.
Речь, как правило, о несложной работе, не требующей специальных навыков: работник торгового зала, мерчендайзер, сотрудник склада или ПВЗ. Один из наших клиентов — ритейлер — предпочитает привлекать на подработку студентов. Они быстро вникают в процессы, качественно выполняют задания, а устраиваться в штат им самим неинтересно, ведь каникулы закончатся и начнется очное обучение.
Серафима Чумаченко, руководитель отдела подбора персонала компании ECOOKNA GROUP:
В нашей компании принято кросс-функциональное сопровождение проектов, поскольку в их реализацию вовлечены разные направления: производство, продажи и разработка.
Проект может быть инициирован менеджером по продажам, затем спроектирован нашим подразделением и после этого передан для реализации на производство. Такой процесс требует участия нескольких руководителей, которые контролируют работу на своих этапах. Они могут заменять друг друга в период отпусков.
С учетом сезонности нашего бизнеса основные отпуска смещены по времени, так как летом — самый разгар строительства и требуются поставки светопрозрачных конструкций.
В летний период мы также набираем больше стажеров на позиции младшего персонала и знакомим их с различными направлениями. Это работает как профессиональная ориентация и адаптация для начинающего специалиста, а также позволяет ему предметно оценить, какое направление ему больше подходит.
Михаил Ипатов, директор по развитию ГК «Спецобъединение»:
Традиционная пора отпусков давно не приносит повышенной нагрузки из-за временного отсутствия сотрудников. Все благодаря тому, что мы заранее планируем отпуска и четко следуем схеме ротации обязанностей.
Эту схему мы разработали с учетом особенностей нашего производства: первым делом выделили критичные функции и планомерно распределили ответственность сначала среди ключевых сотрудников, а затем в кругу внутреннего кадрового резерва. Оптимизировав таким образом операционные процессы, мы высвободили время для развития кадрового потенциала.
Так, мы реализовали программы стажировки и кросс-функционального обучения, по итогам которых определили наиболее перспективных специалистов и даже базово подготовили их к потенциальной ротации на более ответственные позиции.
Целевые тренинги, в частности, по углубленной работе с CRM-системами и операционному менеджменту, помогли повысить квалификацию как действующих сотрудников, так и ускорить адаптацию новичков.
Предстоящий осенний период обещает стать не менее насыщенным и интересным. Мы планируем интегрировать перспективных сотрудников из летнего резерва в активные проектные команды, где они смогут применить полученные навыки. А закрепить эти навыки призвана программа наставничества, которую мы проводим непрерывно.
Опыт летних мероприятий также подсветил функционал, нуждающийся в оптимизации – это упрощение процедуры передачи задач в периоды отпусков, эффективный мониторинг загрузки сотрудников. С целью решения задачи планируем апробировать внедрение цифровых чек-листов и регулярных коротких координационных встреч.
Таким образом, прошедшее лето еще раз доказало, что сочетание обучения, грамотной ротации и стратегического планирования - основа для высокой продуктивности команды в преддверии интенсивного осенне-зимнего сезона.
Екатерина Агаева, генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru:
Лето — пора отпусков и дополнительной нагрузки для работников сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru. Чтобы обязанности сверху не нарушали уже слаженный процесс работы, в компании введён график отпусков, который согласован с каждым сотрудником.
В какие даты уходить в отпуск сотрудник выбирает самостоятельно, если это руководитель подразделения, то о времени отдыха он договаривается с начальством. Иначе возможно наложение отпуска одного начальника отдела с другим.
Все обязанности руководящей должности возлагают на себя замы. Либо, если отдел не большой, каждый его сотрудник берёт часть задач руководителя. Так никто не перегружен, а темп работы сохранён.
В летний период GdeRabota.ru также набирает студентов на стажировку и знакомит их с нюансами бизнеса. Это работает как профессиональная ориентация и погружение в профессиональную среду с решением реальных практических задач.
Осень обещает быть насыщенной. Рынок труда возвращается после летней спячки — компании закрывают вакансии, которые откладывали в первую половину года. Поэтому нагрузка в последние месяцы года возрастает.
Опыт лета показал, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации. В первую очередь — это передача обязанностей сотрудников на период их отпуска. В следующий раз мы уделим больше внимания физическому и психологическому состоянию замещающих специалистов. Ведь забота о команде в сочетании с грамотным менеджментом — основа высокой производительности труда в напряжённый осенний период.