Как же создать правильную инструкцию?

В прошлой статье мы говорили о том, какие ошибки встречаются в должностных инструкциях и как их избежать. На этот раз поговорим о том, как составлять должностные инструкции, чтобы сотрудники, изучив их, могли работать, и выполнять свои функции хорошо.

И первое – должностная инструкция делается только на основании успешного опыта. Инструкции, имеющие силу закона, можно и нужно писать только в двух случаях: когда организация справилась с опасностью и когда наиболее успешный сотрудник описывает работающий процесс, собираясь идти на повышение или расширять сферу влияния.

Любые другие инструкции могут иметь статус только экспериментальных, и должен быть написан регламент внесения изменений и дополнений к ним, утверждаемых самым высшим органом управления организации.

Кто имеет право узаконить инструкцию? Только владелец, или его полномочный представитель, которому делегированы подобные полномочия в полном или частичном объёме. (Владельцы часто не знают, чем им заняться, хотя эта их прямая функция не выполняется, что не позволяет предприятию правильно развиваться). В крупных организациях, где владелец ведёт управление через отдел владельческого контроля, инструкции не подписывает «кто-то в этом отделе». Конечная подпись под инструкцией — только владельца. Если это полномочный представитель, то его полномочия ставить подпись учредителя должны быть зафиксированы письменно. В противном случае, владелец должен взять данную функцию на себя, так как создание бизнеса (включая утверждение технологии и процедур, а не только разработка бизнес-идеи) — это его продукт. По крайней мере, так должно быть.

Показатели эффективности

Ещё один недостающий компонент для того, чтобы создать идеальную инструкцию — показатели эффективности. В стандарте ISO 9001 упоминается, что предприятие должно управляться по показателям эффективности, но не говорится как. И руководители вынуждены придумывать эти показатели, разрабатывать, используя доступные (часто отвратительно сработанные) образцы, заказывать их у профессионалов или вводить их для «галочки».

Но показатели эффективности являются мощнейшим инструментом управления, если знать технологию их правильного применения. Формат данной статьи не позволяет описать особенности этой технологии, и на самом деле с ней знакомы очень немногие руководители. В основном используется система Нортона и Каплана, которая имеет ярко выраженные недостатки. Но даже эта ограниченная система лучше, чем ничего.

По сути, показатели просто являются количественным выражением производимых продуктов и подпродуктов, привязанных ко времени, например в неделю. Формулировки и порядок отчётов о показателях должны быть в инструкции, на основании них человека поощряют, премируют, депремируют, наказывают и т.п.

Оргструктура

В должностной инструкции должна быть копия той части оргструктуры, к которой относится данный пост, для того, чтобы работник мог сориентироваться — кто является его непосредственным начальником, какие функции ожидаются от работающих рядом людей, какие продукты.

Так же должны быть схематично изображены потоки частиц, которые требуется обрабатывать. Что приходит на данный пост (документы, люди, материалы), какие изменения требуется внести в поступившую частицу, куда её требуется отправить дальше. Кому следует писать отчёты, и какие.

Весь документооборот данного поста должен быть в виде правильно заполненных образцов приложен к должностной инструкции, чтобы исключить постоянные войны из-за «своего видения» делопроизводства.

Как правильно вводить должностные инструкции

Очевидно, что правильная должностная инструкция — это не один документ, а скорее пакет документов.

Изучение должностных материалов должно проводиться в соответствии с так называемым контрольным листом. Контрольный лист — это список всех инструктивных и технологических материалов, которые требуется изучить для понимания и успешной работы на данном посту, в порядке их изучения от простого к сложному. В контрольный лист так же включены все необходимые практические задания, упражнения, тренировки и стажировки, необходимые для освоения указанных в инструкциях действий.

В учебнике по социальной и корпоративной политике Академии народного хозяйства при Президенте РФ совершенно справедливо указывается, что наилучшая из известных технологий создания должностных инструкций и учебных материалов описана классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом. В его «Курс руководителя организации» включён следующий перечень, из которого состоит пакет должностных материалов:

Предназначение поста.

Его относительное положение на оргсхеме.

Описание поста (обычно выполняется тем, кто занимал пост ранее и в этом случае не имеет большей силы, чем просто совет).

Контрольный лист для изучения всех инструкций, технологических инструкций, руководств, книг и для проведения упражнений, относящихся к данному посту.

Полная подборка материалов, в соответствии с контрольным листом, плюс любые руководства по использованию оборудования или книги. (В этих материалах как раз и описываются функции, права, обязанности, технология и т.д. данного поста).

Экземпляр оргсхемы структурного подразделения организации, к которому относится пост.

Схемы потоков, отражающие, какие частицы поступают на пост, какие изменения необходимо произвести с этими частицами и куда их потом следует направлять.

Продукт поста.

Статистические показатели (показатели эффективности) поста, а так же статистики секции, отдела и отделения в которых находится пост.

Это и будет пакет должностных материалов в том виде, в котором он действительно выполнит свою прямую функцию — поможет сотруднику сориентироваться, поднять профессионализм, обучиться работе и увеличить производительность. А так же в этот пакет включены функции и обязанности, которые следует соблюдать, и за несоблюдение которых сотрудник может нарваться на неприятности.

Люди готовы работать, если их научить. Большинство сотрудников неквалифицированно, но они крайне редко бывают действительно злонамеренны, так что вышеперечисленное позволит скомпенсировать большинство кадровых проблем.

Напоследок следует заметить, что данный пакет не создаётся и не вводится сразу, целиком. Это делается постепенно. В материалах Л. Рона Хаббарда, указанных выше, содержится подробная технология постепенного создания и внедрения должностных материалов. Приводить её целиком не имеет смысла, легче обратиться к первоисточнику.

Отмечу лишь, что формулировки продуктов, показателей, функции и краткое описание поста делается в самом начале и занимает лишь несколько страничек. Так же в самый простой должностной пакет входят все действующие приказы, относящиеся к данной должности, которые требуют постоянного выполнения.

Вадим Мальчиков
Владелец Центральной Тренинговой Компании