Осень — время активных продаж, сезонных акций и увеличенного спроса. Для бизнеса это не только возможность увеличить прибыль, но и серьезный вызов для команды и ресурсов. Правильная подготовка к осенним пиковым периодам продаж позволяет не только максимально использовать сезонные возможности, но и минимизировать риски перегрузок и сбоев. В этой статье мы расскажем, как подготовиться к этому важному времени, а также поделимся опытом российских экспертов, чьи советы помогают бизнесам достигать успеха.

Планирование ресурсов и процессов

Первый шаг — тщательное планирование. Российские компании делают акцент на анализе прошлых осенних сезонов, оценке текущих возможностей и прогнозировании спроса. На основе этих данных формируют планы по найму временного персонала, закупке товаров и подготовке логистики. Важно заранее определить узкие места и подготовить резервные ресурсы, чтобы избежать нехватки товаров или задержек в доставке.

Обучение и мотивация команды

Ключевым фактором успешных продаж является команда. Российские эксперты советуют провести специальное обучение персонала — акцентировать внимание на новых продуктах, акциях и особенностях сервиса. Также важно мотивировать сотрудников, внедряя системы бонусов, стимулирующие их активность и вовлеченность. Поддержка команды и создание положительной рабочей атмосферы позволяют повысить эффективность и обеспечить высокий уровень обслуживания клиентов.

Автоматизация и цифровая подготовка

Технологии играют важную роль в подготовке к пиковым периодам. Российские компании активно используют автоматизированные системы управления продажами, CRM и системы аналитики. Эти инструменты помогают отслеживать динамику заказов, управлять запасами и оперативно реагировать на изменения спроса. Внедрение цифровых решений позволяет снизить нагрузку на сотрудников и повысить точность расчетов.

Коммуникация и взаимодействие внутри команды

Для успешной работы в сезонных пиках важно обеспечить эффективную коммуникацию. Регулярные встречи, информационные рассылки и использование корпоративных мессенджеров помогают держать всех участников в курсе текущих задач и оперативно решать возникающие проблемы. Российские эксперты подчеркивают, что прозрачность и командное взаимодействие — залог быстрого реагирования на любые ситуации.

Опыт российских экспертов

В подготовке к осенним пикам продаж российские специалисты делятся ценными рекомендациями: от анализа данных прошлых лет до внедрения современных технологий. Они отмечают, что ключ к успеху — это проактивное планирование, гибкость и вовлеченность команды. Благодаря их участию многие компании смогли грамотно распределить ресурсы, повысить мотивацию сотрудников и обеспечить высокий уровень сервиса в самый напряжённый сезон.

Елена Уварова, собственник в hrbusiness.ru:

Начинать подготовку стоит в июле, когда команда еще не находится в состоянии стресса.

Первым делом анализируем данные прошлых лет: какие продукты были наиболее востребованы, в какие дни происходили пиковые нагрузки, где возникали узкие места. Эта информация поможет спрогнозировать потребности в персонале и ресурсах. Важно понимать, что пиковый период - это не просто увеличение объемов, а качественно другая организация работы.

Команду необходимо усилить заранее. Новых сотрудников лучше принимать за месяц-полтора до пика, чтобы они успели адаптироваться и пройти обучение. Создайте детальные чек-листы и регламенты для каждой позиции. Это снизит количество ошибок и ускорит процесс адаптации.

Обязательно проведите тренинги по стрессоустойчивости. В пиковые периоды люди работают на пределе возможностей, и психологическая подготовка здесь критически важна. Объясните команде цели периода, их личную роль в общем успехе и систему мотивации.

Автоматизируйте все, что можно автоматизировать. Обновите CRM-системы, протестируйте их работу под нагрузкой. Создайте резервные каналы коммуникации на случай технических сбоев.

Особое внимание уделите логистике и складским процессам. Увеличьте запасы популярных товаров, но делайте это осознанно, основываясь на аналитике. Договоритесь с поставщиками о приоритетных поставках.

Разработайте прозрачную систему премирования, которая будет мотивировать не только на объемы, но и на качество работы. Предусмотрите дополнительные бонусы за работу в выходные и праздничные дни.

Позаботьтесь о комфорте команды: организуйте питание, массаж, создайте зоны отдыха. Это инвестиции, которые окупятся снижением текучести кадров и повышением продуктивности.

Подготовьте план «Б» на случай форс-мажоров. У вас должен быть резерв персонала, альтернативные поставщики, запасные площади. Создайте кризисную команду, которая будет оперативно решать возникающие проблемы.

Илья Глазырин, руководитель тренинговой компании «Тренинг-Менеджер Евразия»:

Готовиться стоит основательно и желательно сильно заранее. Выделю несколько направлений, которые желательно отработать.

• Анализ и прогнозы

В первую очередь нужно проанализировать прошлый опыт и спрогнозировать нагрузки. То есть прогнозируем на основе показателей предыдущего года с учетом роста или падения этого года. Постарайтесь предположить, какая будет в ближайшем времени нагрузка на маркетинг, какие будут основные тренды рынка, экономическая ситуация с учетом инфляции, роста ВВП.

• Работа с командой

Определите потребности в персонале. Возможно, не хватает штатных единиц в отделе продаж – нужно закрыть их до начала сезона. Найм и обучение лучше начинать за 2-3 месяца до пика, потому что на это нужно время. Люди должны набить руку, научиться работать в наших системах. Запустите наставничество для новичков – так обучение пройдет быстрее и легче.

Стоит распределит четко роли, прописать процессы. То есть изложить на бумаге, что конкретно сотрудники будут делать в сезон при высокой нагрузке, потому как решать в ручном формате проблемы не получится.

Обязательно провести продуктовое обучение, чтобы знали продукты с точки зрения сравнения с конкурентами, пользы и ценности для клиента.

Перед сезоном важно отточить все процессы: провести обучение работе с CRM, кассами, системой управления заказами и складским ПО, отрепетировать общение в чатах и с чат-ботами, а также прогнать сценарии сложных запросов. Параллельно сформулируйте четкие стандарты сервиса и организуйте тренинг по эффективной коммуникации – онлайн-чаты, соцсети, работа с возражениями, разрешение конфликтов, управление стрессом и ролевые игры помогут закрепить навыки на практике.

Очень важна работа в направлении мотивации. В пики много сотрудников выгорает, нематериальная мотивация становится важнее денег. Объявите «самого быстрого сотрудника», «сотрудника с самым высоким показателем NPS» и т.д. В период пиковых продаж поддерживайте команду: включайте лёгкую музыку, устраивайте дополнительные кофебрейки, заказывайте кейтеринг.  Это сохраняет позитивный настрой в команде и поможет избежать нервных срывов.

• Графики работы

Лучше всего заранее, опираясь на прогноз нагрузки, составить точный график и закрыть все критические смены с учетом пожеланий сотрудников. Если кто-то готов выйти только в 11 часов утра, но задержаться до 8 вечера, это тоже нужно учесть. Так к сезону вы уже будете знать, кто и когда выходит на работу, где одновременно нужны три человека, а где достаточно одного.

• Подготовка ресурсов

Чтобы работа шла без перебоев, стоит заранее посчитать, сколько товара потребуется в пиковый сезон, и сделать точный прогноз запасов. Если вы закупаете товар напрямую у производителя, лучше разместить основной объём заказа за 4-6 месяцев до старта. А ещё хорошо бы держать «страховой» запас хотя бы в 5% от потребности на случай задержек.

Склад тоже стоит оптимизировать под сезон: при необходимости арендовать дополнительные площади именно на пиковые месяцы, а после сезона от них отказаться.

Нельзя забывать и про логистику. Проверьте, как в прошлом году справлялись курьеры и поставщики, уберите тех, у кого были срывы, и при необходимости найдите более надежные варианты.

• Проверка технологической инфраструктуры  

Можно устроить так называемый тест на стресс самой системе. За один день протестировать введение нескольких сотен заявок, чтобы увидеть, рухнет система или нет. Можно масштабировать ресурсы, то есть посмотреть, какие были нагрузки в прошлом периоде, увеличить их на процент прироста продаж и посмотреть, тянет или нет хостинг. Если в прошлом году не хватало линий для связи с клиентами, увеличьте их количество, поставьте новую АТС, чтобы ребята справлялись и без задержек работали.

• Работа с клиентами

Здесь два главных совета – по максимуму автоматизируйте коммуникацию и обеспечьте высокий сервис.

Используйте чат-боты для ответов на частые вопросы, системы управления очередью в колл-центре, онлайн-чатах, программы для оптимизации маршрутов доставок, инструменты автоматической обработки простых возвратов. Все это здорово поможет в пиковый период.

Обязательно управляйте ожиданиями клиентов, чтобы среди них не было разочарованных. Во время пиковых нагрузок клиенты могут ждать обслуживания дольше, чем обычно. Если они приходят к вам офис, организуйте комнату отдыха с телевизором, чайным столиком с минимальными закусками, снеками.

Дилара Музафарова, коммерческий директор сервиса «Скорозвон»:

Осенние месяцы — традиционно самый напряжённый период в продажах: компании активизируются после лета, растёт количество звонков и встреч. Чтобы команда выдержала такую нагрузку без потерь в качестве, важно не «включаться в сезон», а готовиться к нему заранее.

В «Скорозвоне» мы используем несколько подходов, которые доказали свою эффективность.

• Быстрое обучение и адаптация новых сотрудников.

В сезон часто приходится усиливать команду. Чтобы не тратить недели на обучение и ресурсы действующих сотрудников, мы используем AI-тренера для онбординга. Новый сотрудник проходит практику на симуляциях, отрабатывает скрипты и сложные возражения, получает обратную связь от системы. Это снимает часть нагрузки с наставников и ускоряет выход новичка «в поле».

В дальнейшем с помощью речевой аналитики мы отслеживаем, как сотрудники применяют знания, полученные при тренировках. Система фиксирует, где они делают ошибки, как используют скрипты и какие возражения прорабатывают, что позволяет корректировать обучение и давать индивидуальные рекомендации.

Наш опыт показывает: такой подход позволяет сократить адаптацию вдвое и быстрее вывести команду на рабочие показатели.

• Минимизация рутины.

В пиковые периоды критично, чтобы менеджеры тратили время на клиентов, а не на технические задачи. Поэтому мы автоматизировали то, что можно автоматизировать: от фиксации контактов до составления отчётов. В результате сотрудники сосредоточены на главном — на общении и продажах. Когда звонков в день становится в полтора-два раза больше, именно это помогает удерживать темп.

• Контроль качества и аналитика.

Нагрузка растёт — и ошибки тоже. Чтобы их вовремя отлавливать, мы используем речевую аналитику: она позволяет слушать не все звонки подряд, а только проблемные, выделяя ключевые моменты. Так мы быстрее понимаем, где у менеджеров провалы: кто сбивается со скрипта, кто слишком много времени тратит на разговоры, а кто не дорабатывает с возражениями. Аналитика даёт руководителю возможность поддержать команду точечно, а не «по ощущениям».

Кроме того, мы используем суфлирование. Администратор может в любой момент подключаться к звонкам и незаметно для клиентов помогать сотрудникам: он слышит и менеджера, и клиента, а сотрудник слышит только администратора. Речь суфлёра не записывается, поэтому запись звонка остаётся чистой. Это позволяет новичкам получать поддержку в реальном времени без стресса и быстрее закреплять навыки.

Если объединить системную подготовку, аналитику и автоматизацию с правильным настроем внутри команды, можно не просто пройти сезон без потерь, но и использовать его как точку роста.

Алексей Пинчук, генеральный директор компании «Наймикс»:

Горячий сезон или тот самый период пиковых продаж – это время больших возможностей для ритейла, но вместе с тем – повышенных нагрузок и рисков. Традиционно осенью нас ждут сборы в школу, Черная пятница, а в конце ноября уже начнёт набирать обороты предновогодний ажиотаж.  Первое и главное – важно к этому грамотно подготовиться.

• Спрогнозируйте потребности бизнеса

Прежде всего, необходимо проанализировать данные прошлого года: динамика заказов и продаж, объёмы работ, потребности в кадрах. Важно понять, на какие направления приходилась наибольшая нагрузка, где возникали задержки, в каких процессах были «узкие места». Понимая это, вы сможете точнее спрогнозировать потребности на период пиковых продаж в персонале и ресурсах. В соответствии с ними нужно скорректировать бюджет с учётом ожидающихся объёмов и издержек и составить операционный план на этот период: пиковые даты, поставки, логистика, графики работы.

• Проверьте готовность внутренних ресурсов и логистики к повышенным нагрузкам

Убедитесь, что у вас достаточное количества транспорта, техники, инвентаря, персонала для ожидающихся нагрузок. Подготовьте графики поставок, отгрузок, маршрутов. Проверьте актуальность договоров с подрядчиками, арендаторами, поставщиками. Это поможет избежать перебоев в бизнес-процессах из-за нехватки инфраструктуры.

• Составьте план потребностей в персонале

Опять же, по опыту прошлых лет оцените, сколько специалистов требовалось, каких, хватило ли их, где были проблемные места. Определите точные сроки и объёмы найма: по локациям, специальностям, сменам. В зависимости от вида деятельности и объёма нагрузки разделите персонал по категориям – постоянный и временный. В период пиковых нагрузок гибридная команда – оптимальное решение. Чтобы штатная команда не работала на износ, а в торговых залах не было хаоса и толп недовольных клиентов, привлекайте внештатных специалистов под конкретные задачи: работников торговых залов, мерчандайзеров, сборщиков заказов, курьеров. Найти временный персонал достаточно быстро легко на платформах по подбору внештатного персонала: там уже есть проверенные исполнители по разным видам деятельности, поэтому поиск и выход специалиста укладывается в считанные дни, а порой и часы.

Распределите сотрудников по локациям, подразделениям и сроку занятости. И учитывайте предстоящие отпуска штатных сотрудников, текучесть кадров и форс-мажоры. Закладывайте +10-20% к плану на случай отказов и текучки.

• Уделите внимание онбордингу и обучению временного персонала

Краткий вводный инструктаж для временных сотрудников и чётко прописанные инструкции помогут им скорее освоиться и снизить количество ошибок. Лучше заранее подготовить базу знаний для временного персонала. И будет нелишним определить наставников или кураторов среди действующих сотрудников для новых специалистов, поскольку они могли прежде не иметь дело с подобными задачами.

• Актуализируйте систему мотивации команды

В условиях высоких нагрузок важно сохранять мотивацию и работоспособность сотрудников. Гибкий график, справедливая система бонусов и открытая коммуникация помогут снизить стресс в команде и удержать специалистов.

• Подготовьте антикризисный план

Как бы мы ни старались везде подстелить соломку, всегда есть вероятность, что то-то «пойдёт не так». Заранее определите зоны рисков: нехватка персонала, задержки поставок, сбои в системе и т.д. На основании этого пропишите сценарии быстрого реагирования на ключевые форс-мажоры и пути решения кризисных ситуаций. Важно быть готовыми к неприятным сюрпризам и понимать, как выйти из сложившейся ситуации.

Юлия Фролова, руководитель отдела продаж Wang Pack:

Поскольку наш продукт новый, важно донести до ресторанов, кофеен и супермаркетов уникальные преимущества термошоппера. Первостепенно проводятся тренинги, где менеджеров не только знакомят с сезонными скриптами продаж, но и учат тонкостям работы с потенциальными партнерами. Внедрение CRM-системы ускоряет обработку растущего потока заказов, а четкие KPI и система мотивации напрямую связывают материальное вознаграждение с умением продавать сезонные решения.

Назначаются ответственные за контроль качества и оперативное урегулирование нестандартных ситуаций, что особенно важно для работы с HoReCa. Важно создать атмосферу вовлеченности и общей командной цели — например, отмечать даже небольшие успехи. Это позволяет сотрудникам видеть реальные результаты своего труда и мотивирует на достижение более амбициозных задач.

Алена Казорина, HR-директор Мебельной Группы «Дятьково»:

В сентябре традиционно растет количество заказов на мебель для гостиной и спальни. Моя задача как HR-дирижера — не просто собрать команду, а настроить каждый инструмент и задать безупречный ритм.

Начните с изучения данных предыдущих пиковых периодов: какие коллекции пользовались наибольшим спросом, где возникали проблемы, например, перегрузка колл-центра. Это поможет избежать повторения ошибок и настроить нотный стан.

Оцените готовность команды. Определите ключевых сотрудников, способных работать в условиях повышенной нагрузки, и тех, кому потребуется экспресс-тренинг. Важно заранее выявить риски выгорания и минимизировать их за счет грамотного распределения задач.

Менеджеры по продажам — главные солисты. Обеспечьте их четкими скриптами для работы с возражениями и актуальной информацией о новинках коллекций. Колл-центр нуждается в продуманных шаблонах ответов на 70% типовых запросов — это снизит нагрузку на операторов и ускорит обработку обращений на 30%.

Склад, логистика и сервис — это ритм производства. Внедрение цифрового дашборда в реальном времени позволит оперативно контролировать количество продукции и корректировать бизнес-процессы.

Ежедневные планерки с руководителями продаж, склада и логистики помогут оперативно решать возникающие вопросы. Достаточно 15 минут, чтобы обсудить три главных момента: что тормозит процессы, кому нужна помощь и как улучшить качество работы.

Для лучшего взаимопонимания между отделами полезно организовать кросс-обучение. Например, посадите менеджера по продажам и логиста рядом на день — это поможет им увидеть взаимные сложности и ускорить обработку запросов.

Создайте чат для срочных вопросов с четкими правилами: никакого флуда, только коллективное решение критичных задач.

Запустите сезон с четкой целью: например, достичь NPS 90 к концу октября. Мотивируйте команду: за перевыполнение плана премиями, а небольшие шуточные наказания для отстающих добавят азарта.

Гибкость в управлении — преимущество. Если в каком-то отделе возникает перегруз, оперативно перераспределяйте ресурсы, например, направляйте дополнительных сотрудников из других отделов на помощь.

После завершения пикового периода проведите «разбор полета» без поиска виноватых. Зафиксируйте успешные решения форс-мажоров — это лучшие ноты для партитуры следующего сезона.

Ольга Пермякова, самозанятый:

Как подготовить команду и ресурсы к пиковым периодам продаж?

Провести проектное и ресурсное планирование до начала сезона активных продаж. В августе хорошо собраться на квартальную сессию чтобы подвести итоги (можно предварительные) летнего периода, обозначить тенденции на осень и защитить планы по отделам/сотрудникам. Если выделить только на обсуждение кросс-командных задач дополнительный день, можно значимо сэкономить ресурсы за счет адаптации больших проектов под разные задачи (вместо «у каждого свой проект и свои цели»).

Подготовить регулярные процессы, такие как еженедельные и ежемесячные встречи, точки контроля и ресурсы резерва (например, заключить договора с подрядчиками на случай нехватки собственных ресурсов).

Пиковые продажи – в первую очередь большая нагрузка на маркетологов и сейлзов. Чтобы снизить объем нецелевой нагрузки, хорошо проработать систему квалификации лидов (например, по BANT). Для неквалифицированных лидов создать маршрут автоматического взращивания по воронке, а сейлзов нагружать целевыми «горячими» обращениями. Маркетологам такая система упростит процесс аналитику и поможет быстрее получать выводы о необходимых изменениях в операционных рекламных кампаниях.

Дарья Юрьева, психолог, кинезиолог, эксперт в СМИ:

Ко мне как к психологу часто приходят руководители компаний или ТОП-менеджеры для того, чтобы поработать с задачами бизнеса через свою психику и глубинные терапевтические инструменты. Посмотреть, какие внутренние сценарии и динамики отражаются на процессах бизнеса – и запустить изменения.

И подготовка компании к пиковым периодам продаж – одна из важных тем. Самостоятельно можно начать с того, чтобы:

• Проверить ресурсы компании – эмоциональные и психологические в том числе. В каком состоянии руководитель, ТОП-менеджеры и члены команды? Есть ли позиции в команде, на которых нет сотрудников? Или сотрудник физически присутствует, но на самом деле он в истощенном состоянии?

Бывает крайне важно увидеть вовремя, если члены команды или руководитель находятся в выгоревшем состоянии. Важно, чтобы понимать – на какую зону работы может прилететь удар, который не получится отбить. Является ли эта зона ключевой – нужно ли как-то минимизировать риски.

Если давно не было отпуска у персонала или есть трудности с графиком работы, то нет и энергии на рабочий процесс – и нет возможности свежим взглядом посмотреть на ведение дела. Команда начинает допускать мелкие ошибки, которые могут привести к серьезным потерям.

• Проверить атмосферу в коллективе в общем. Движется ли руководитель и ТОП-менеджеры в одну сторону с коллективом?

 Или где-то есть скрытая динамика под названием «лебедь, рак и щука», когда руководители хотят одного, а коллектив за счет большей динамики тянет компанию в другую сторону. Может члены коллектива не понимают намерения руководителя, может подорвано доверие к руководящему составу или есть какие-то накопившиеся проблемы, которые требуют срочного вмешательства – чтобы скрытые процессы не отразились на пиковом периоде продаж.

Или есть динамика расслоения коллектива на несколько больших частей – и все силы команды направляются на войну между этими двумя частями, а не на подготовку к периоду повышенного спроса и продаж.

• Проверить отношение команды к руководителю – наладить коммуникацию между командой (или ключевыми фигурами команды) и руководящим составом.

Можно направить опросы в команду – что можно было бы улучшить в компании? Какие есть зоны роста или трудности в рабочем процессе? Добавить работу с ценностями команды, коммуникацию с коллективом.

Посмотреть – насколько к словам, рекомендациям и целям, поставленным руководством и ТОП-менеджментом, прислушивается команда? Наладить коммуникацию и взаимодействие, чтобы в период пикового спроса действовать слаженно – и не терять в доходе из-за трудностей в коммуникации и скрытых внутренних процессах.

Елена Булатова, основатель агентства по развитию собственников, команд и потенциала личности через тренинги/сессии в игровом формате ИГРО-БРАНЧ:

Подготовка команды и ресурсов к осеннему пику продаж требует комплексности в подходе.  

Вот ключевые шаги:  

• Оптимизация команды  

Ранний найм и обучение  

1. Закрыть вакансии до августа.  

2. Организовать тренинг для новичков и старичков на:  

• Отработку сложных сценариев (возвраты, негативные клиенты, форс-мажоры)  
• Переговоры.  
• Знание осеннего ассортимента  
• Скрипты быстрого сопровождения при потоке покупателей  
• Командообразование для улучшения коммуникаций и усиления/поддержания сплочения в коллективе. Это очень важно для отделов, непосредственно взаимодействующих друг с другом: маркетинг — продажи — производство — склады — бухгалтерия.  

Усиление и гибкий график  

Добавьте 20% "плавающих" сотрудников для подстраховки.  

Антистресс-инструменты  

• Ежедневные 10-минутные разборы сложных кейсов.  

Очень важна экологичная дружественная обстановка при этом, где сотрудник не высмеивается, не критикуется публично, а идет фокусировка на проблеме, решении, ошибках.  

Управление ресурсами  

Динамический склад  

С буфером ходовых по прошлым сезонам товаров.  

Используйте прогнозные модели (на основе данных прошлых лет + трендов).  

Логистика  

Договоритесь с поставщиками о дополнительных отгрузках, фиксированных тарифах.  

Технологическая готовность  

Stress-test:  

• Нагрузка на сайт — Nx от среднего трафика  
• Параллельные кассовые операции Nx от среднего количества  
• Резервные каналы связи (при падении интернета)  

Автоматизация рутины  

Чат-боты, ИИ, настроенная CRM.  

• Сценарии для перегруженности отдела продаж  

Раздача планшетов с формой предзаказа + бонус за ожидание.  

Задержки доставки: автоматические промокоды на следующий заказ или бонусы.  

• Аналитика и адаптация  

Каждое утро анализируйте:  

• Метрика
• Действие при отклонении

Мотивация команды  

"Точечные бонусы":  

• + N% к ставке за решение в режиме реального времени (напр., удержали клиента с возвратом).  
• Рейтинг лидеров с ежедневным награждением (не денежным: выбор графика, парковка у входа).  

Пик — это как марафон. К нему профессионалы готовятся. Целесообразно распределить ресурсы, подстраховаться и разработать план Б на форс-мажорные сценарии.  

После пикового сезона обязателен итоговый разбор полетов с фокусом на "что сработало", а не "кто виноват".

Заключение

Готовность к осенним пикам продаж — это комплексная задача, требующая тщательной подготовки ресурсов, команды и технологий. Российские эксперты подтверждают, что системный подход, раннее планирование и активное использование цифровых инструментов позволяют бизнесам успешно преодолевать сезонные нагрузки и достигать новых высот. Время подготовиться — сейчас, чтобы встретить сезон с уверенностью и максимальной отдачей!